10 pravidel emailové komunikace. Víte, jak napsat správně email?

Jak ale správně napsat email? Jakých chyb se v něm nedopustit? Jak celou komunikaci urychlit a nezdržovat se? Přinášíme vám 10 základních pravidel, jichž byste se měli držet při psaní jakéhokoliv emailu.

1) Předmět dělá email

Předmět emailu je vůbec tím nejzákladnějším prvkem. Představte si, že máte ve své emailové schránce tisíce emailů a teď musíte najít jen jeden z nich. Pročítat všechny řádky je poměrně složité, ale usnadnit vám to může dobře zvolený předmět. Email s nevyplněným předmětem navíc může snadno spadnout do nevyžádané pošty.

Měli byste v něm jasně a stručně definovat obsah celé zprávy. Mělo by z něj být okamžitě jasné, o čem bude pojednávat. Mnoho lidí si emaily deleguje, dělá si z nich úkoly, odkládá je na později a jinak s nimi pracuje. Pokud váš email bude mít špatný předmět, nemuseli byste se odpovědi ani dočkat.

Inzerce | Chci tu být také

2) Oslovení je slušnost

Začít emailem bez oslovení nevypadá příliš slušně. Mnoho emailových klientů umožňuje automatické vkládání základní šablony, kde kromě podpisu může být i úvodní oslovení. Neměli byste na něj zapomínat. I když přijdete do obchodu, první pozdravíte.

Většina lidí to příliš neřeší, ale i oslovení se dá dobře zkomolit. Měli byste znát základní pravidla oslovování lidí. Pokud jednáte s magistrem, správně jej oslovte „pane magistře“. Pokud jeho titul neznáte, zůstaňte u neutrálního a ničím neurážejícího „pane“. V emailech samozřejmě neplatí rozlišování mezi paní, slečnou a podobně. Bylo by nemožné před napsáním emailu analyzovat rodinný stav adresované, takže můžete zůstat u „paní“. Je-li adresátem například výkonný ředitel společnosti, oslovení bude „pane řediteli“.

Pro zajímavost můžeme uvést, že v případě vojáků je vhodné zvolit oslovení „nadstrážmistře“ a dále dle hodnosti. A pokud byste psali královně? Zvolili byste titul „Vaše veličenstvo“. V případě jejího manžela by to bylo „Vaše královská Výsosti“. Zajímavé, že?

3) Věcnost emailu

Nejdůležitější ale pořád zůstává samotný obsah emailu. Řada podnikatelů denně dostane desítky a možná i stovky emailových zpráv, takže prochází jednu po druhé a postupně všechny řeší, deleguje nebo odkládá na později. Traduje se pravidlo, že email, který lze vyřešit do dvou minut, se musí vyřešit ihned. Vše ostatní se dá odložit, zapsat do úkolů a podobně. Pokud ale snadný úkol v emailu popíšete textem na dvě A4, můžete si gratulovat, že jste udělali z komára velblouda.

V emailu buďte struční, výstižní a věcní. Dnešní doba je uspěchaná, proto svého adresáta nezdržujte zbytečným vypravováním. Pokud je to možné, napište email co nejkratší. Věnujte se hned meritu věci, jasně popište, co vlastně potřebujete. Snažte se předejít doplňujícím dotazům a dalšímu protahování.

Společnost McKinsey provedla v loňském roce průzkum, z něhož vyšlo, že běžný uživatel projde denně průměrně 114 emailů, což dělá celkem 41 610 emailů ročně. Tráví tím až 2 hodiny a 14 minut.

4) Historie je důležitá

Mě samotného dokáže nejvíce rozčílit, když mi někdo na můj email odpovídá novými emaily. Myslím tím, že smaže historii, respektive pošle email zcela nový. Populární Gmail a řada dalších klientů jednotlivé zprávy sdružuje do vláken, což usnadňuje orientaci mezi všemi zprávami. Člověk si tak může rychle připomenout, co s daným člověkem řešil, kde byl problém a jaký je aktuální stav. Dohledávání těchto informací může být na dlouho a vy ztrácíte ony dvě minuty, které zbývají do odložení emailu.

5) Členění emailů

Pokud máte na srdci více věcí a adresátovi tedy potřebujete zaslat více úkolů, zkuste je rozdělit do samostatných emailů. Je to snazší už z hlediska postupného řešení. Rozhodně je to lepší, než dlouze vypisovat všechny úkoly v jedné zprávě, číslovat to, aby se v tom všichni vyznali, a podobně. Emailů můžete poslat klidně deset, stále ale bude přehlednější, když je rozdělíte do samostatných zpráv, potažmo vláken.

Zároveň tak předejdete riziku, že adresát něco přehlédne. Příliš mnoho textu navádí k zapomenutí nějakého detailu, nepovšimnutí si důležité věci a nedokončení celého úkolu. V neposlední řadě je to prospěšné i pro vlastní systém delegování a odkládání.

6) Časový rozvrh

Podle PassiveCashMentors.com a jejich infografiky bychom měli počítat s tím, že 23,63 % lidí si email otevře do hodiny od doručení. Během prvních pěti hodin by si jej mělo přečíst 90 % lidí. Celkem 38,7 % ze všech emailů chodí mezi 6. hodinou a polednem, 25,8 % od oběda do 18. hodiny a od této doby až do půlnoci celkem 29,6 % emailů. Kdoví, zdali je to pravda, rozhodně jsou to ale zajímavá čísla.

7) Přílohy

Na přílohy se často zapomíná. Možná to znáte. Pošlete email, k němuž chcete přiložit přílohu, ale po dopsání rychle kliknete na tlačítko „Odeslat“ a na přílohu zapomenete. Následuje nový email s výmluvou, že emailový klient nefunguje správně a přidanou přílohu neodeslal. Zkuste to raději opačně. Nejdříve přidejte přílohu, pak pište email.

Myslete i na formáty přílohy. Ne každý má nový Word, takže .docx vyměňte za .doc. Možná nejlepším řešením ale je .pdf. Větší emaily zkuste nahrát na nějaké share servery nebo na vlastní FTP. Vše se dá v RARu dobře zaheslovat, takže se nemusíte bát.

8) Vše není důležité

Některé klienty umožnují email před odesláním označit jako důležitý. Adresát si jej pak snadněji všimne, a vy se tak můžete odpovědi dočkat rychleji. Tato funkce má svůj význam, ale pouze za předpokladu, že nebude zneužívána. Ne každý email je důležitý a vy možná nejste to jediné, co má adresovaný na programu dne.

9) Podepište se, ale s rozvahou

Mám rád ty emaily, kde je podpis delší než samotná zpráva. Z podpisu se u mnohých stala nová reklamní plocha. Kromě jména tam je i odkaz na vlastní webové stránky, sociální sítě, nabídka služeb, doporučení nějakého produktu s affil odkazem, představení firmy a podobně. Na to se vykašlete.

Osobně používám kombinaci jména, osobní webové stránky a základních kontaktů. Uvádím telefonní číslo, odkaz na preferované sociální sítě a moje IČ. Když jsem to takto začal používat, mnohdy jsem předešel dotazům na tyto informace.

10) Buďte slušní

Nečekejte odpověď do hodiny, takže hned nepište druhý email. Já někdy odpovídám na emaily i po třech dnech, protože toho mám hodně. Mám takové pravidlo, že pokud mi někdo neodpoví do týdne, napíši mu znovu, neboť email mohl spadnout do nevyžádané pošty. Už několikrát se mi to tak i stalo.

V emailu nepoužívejte CAPS LOCK. Obecně se totiž traduje, že co je velkými písmeny, to jakoby křičíte. Použijte to maximálně pro zdůraznění pár slov.

Vyhněte se formátování. Už několik lidí mi zaslalo emaily, které byly sice hezky formátované, ale jejich čtení bylo zdlouhavé. Ne každý emailový klient to dokáže otevřít tak, jak chcete. Dejte raději přednost normálnímu formátování – vlastně bez formátování.

Nezapomeňte, že co je psané, to nemusí vyznít správně. Společně s emailem nezasíláte i tón, jakým jste si zprávu pošeptali. Druhá strana jej nemusí pochopit a mohlo by vzniknout nedorozumění. Takže pište neutrálně, normálně a jasně.

Co nejvíce štve v emailech vás? Řídíte se nějakými pravidly? Podívejte se na naše videa o marketingu.

Tento článek/rozhovor vyšel před 11 lety. Informace v něm tedy již nemusí být aktuální, a proto vám doporučujeme, abyste je ověřili a dohledali si novější informace.