Rozlišujete projekty a procesy? Určitě byste měli. Období, kdy chtěl být každý projektovým manažerem a práce v Basecampu byla zásadou jen progresivních firem, je pomalu pryč. Procesy však zůstávají v pozadí. O tom, jak efektivně řídit firmu a opakující se práci, se příliš nemluví. Jaký je tedy rozdíl?
Projekty mají jeden konkrétní cíl, a jakmile se ho dosáhne, projekt končí. V projektu si předem nastavíte kroky, které máte udělat, zdroje, které můžete pro práci využít a časování jednotlivých kroků. Pak se snažíte zajistit, aby to všechno bez problémů, komplikací a zpoždění dopadlo tak, jak jste si naplánovali.
Procesy jsou jiné – v podstatě nikdy nekončí a neustále se opakují. Procesy se skládají z jednotlivých úkolů, které na sebe navazují. Protože se firemní procesy opakují, nechcete nad nimi příliš přemýšlet a svoji práci si snažíte tak trochu zautomatizovat. A čím je proces delší a čím více do něj zasahuje lidí, tím je složitější na nastavení i řízení.
Moje procesní úchylka se začínala projevovat v době, kde jsem začínal mít víc práce, než se dalo bez větší organizace zvládat. Pro mě má nastavení procesů tři velké výhody.
První výhoda: Fokus podstatu práce
Každý proces se skládá z úkolů, přičemž některé jsou opravdu klíčové, protože se vážou k podstatě procesu. Například sepsat si strukturu článku nebo příprava shrnutí z konzultace. Na to asi těžko zapomenete.
V Lovebrandu se snažíme zajistit, aby klient moc nemusel přemýšlet o tom, co a kdy má udělat. I když to stojí čas, děláme to za něj a on to oceňuje. Takže máme nastavené třeba to, že se týden před konzultací ozveme, abychom získali podklady, pošleme informace o tom, jak se k nám dostat a jak najít naši kancelář. Stejně tak můžete zapomenout udělat follow-up po schůzce. To jsou úkoly, bez kterých sice tu podstatu uděláte, ale s nimi je to lepší.
A na to potřebujete systém, do kterého celý takový proces zaznamenáte.
Druhá výhoda: Delegování
Pojďme se bavit spíše situaci, že prostě nebudete chtít pracovat (raději než o té, kdy např. ze zdravotních důvodů nebudete moct). Delegovat práci je pro lidi dost složité, i když máte skvěle popsané procesy. A je to nemožné dělat bez nich.
Třetí výhoda: Šetřím čas i peníze
Je to jednoduché – pokud nemusíte přemýšlet nad tím, co a kdy udělat, ušetříte spoustu času. Konkrétní projev – naše interní časové náklady na dojednání všech detailů pro příklad níže, tedy jednorázovou konzultaci, jsou max. 600 Kč při hodinovce 1 200 Kč. 30 minut je maximální délka, zvládnout se to dá i za 15.
Příklad z praxe
Pojďme si tedy ukázat konkrétní ukázku – poodhalím jeden z klíčových procesů, který provází našeho potenciálního klienta od chvíle, kdy nám pošle poptávku, po odeslanou fakturu. A pro upřesnění, bavíme se o jednorázových konzultacích (pro strategie a kvalitativní výzkumy v Loveboardu máme procesy poněkud komplexnější).
Každý proces má svoji posloupnost. Tento se v této verzi skládá z 8 kroků a začíná v momentu, kdy se nám v inboxu objeví nová poptávka. Začínáme tím, že klientům voláme – je to totiž rychlejší, než si měsíc dopisovat, a náš čas je nám drahý (jakože si ho vážíme, ne že se nedoplatíte). V detailu úkolu mám napsané body, které musím zjistit. I když už jsem takhle volal mnohokrát, při telefonování přes sluchátka se pořád na ty body dívám v mobilní aplikaci Asany. Jistota je jistota.
Po tom, co dohodneme všechno po telefonu, posílám shrnutí informací, které zazněly. A překvápko – ono se to v podstatě neliší konzultace od konzultace. Mění se problém klienta a cíl konzultace, URL adresa dotazníku, který posílám, ceny. Termíny řešíme odkazem přes Doodle a klient si vybírá z volných termínů, které mu nejvíc sedí. Jinými slovy – ten e-mail je předem připravená šablona (kdo mě zná tak ví, že mám i šablonovou úchylku).
Po tom, co nám přijde notifikace z Doodlu, nastavíme termíny a odpovědnosti dalších kroků. Možná vám to přijde zbytečně složité, ale v Lovebrandu plánujeme konzultace klidně dva měsíce předem a vy fakt nechcete spoléhat na to, že si to všechno zapamatujete. Díky tomu se můžete soustředit na práci a ve chvíli, kdy je čas udělat další krok, se o tom dozvíte.
Další využití procesů
strategie značky (to zahrnuje také workshop o poslání, cílových skupinách, definici a komunikaci značky)
s Kokozou jsme takto nastavovali proces tvorby newsletteru (zahrnuje vše od získávání podkladů od cca pěti lidí po odeslání)
U svých dalších projektů tímto způsobem řeším např.:
kompletní publikační plán pro blog o batohách Bekpek
nastavení promo ragby zápasů pro RC Sparta
Jde to nastavit pro cokoliv, ale taky už vím, kdy je to naopak komplikace. Už vím, u kterých situací to prostě nedává smysl – třeba když má proces méně než 3 podúkoly. Záleží to ale na dané situaci.
Kluci z Lovebrandu přednáší. S oběma zde najdete i videorozhovor. S Matezem (vlevo) zde a s Honzou tady.
Můžete vytvářet podúkoly. To samozřejmě umí více nástrojů, ale pro organizaci je to klíčové.
Každý podúkol lze delegovat, má vlastní diskuzi i poznámky, termíny i cokoliv, co má běžný úkol. Můžete si tak sepsat instrukce přímo k úkolu. To už každý neumí.
Delegování můžete řešit i s externími lidmi. Dáte jim přístup třeba jen k jednomu úkolu a pak se nezapočítávají do limitu pro bezplatné užívání Asany.
Můžete se soustředit jen na to podstatné. Úkoly, které máte udělat až za 3 týdny, nemusíte vidět. Takové návazné kroky si v Asaně schováte a ve chvíli, kdy na ně dojde řada (termín, nebo hotový předcházející úkol – viz bod 6), přesune se vám do sekce Upcoming, případně Today.
Ulehčíte si práci se šablonami. Nástroj, který by vám neumožňoval vytvářet si šablony, by byl na procesní řízení úplně k ničemu. Asana to umí.
V placené verzi umí řešit návaznosti úkolů – pokud na procesu pracuje víc lidí, Asana vás sama notifikuje, když je úkol, na který čekáte, hotový. Pro jednorázovky nic moc, pro procesy k nezaplacení.
Tento článek/rozhovor vyšel před 9 lety. Informace v něm tedy již nemusí být aktuální, a proto vám doporučujeme, abyste je ověřili a dohledali si novější informace.
Veškerá doporučení, informace, data, služby, reklamy nebo jakékoliv jiné sdělení zveřejněné na našich stránkách je pouze nezávazného charakteru a nejedná se o odborné rady nebo doporučení z naší strany. Podrobnosti na odkazu zde.
Rozlišujete projekty a 
