8 doporučení, jak vybrat a implementovat nový podnikový software

Svět moderních technologií se vyvíjí v současné době mílovými kroky. Hardware, ale také software, který byl před pár lety tou nejmodernější technologií, patří dnes doslova mezi staré vykopávky.

Pokud bychom nahlédli hlouběji do historie vynálezů, zjistili bychom, že první kalkulačku „abakus“, využívaly ve starověkém Římě, 2400 let před naším letopočtem. V dnešní době, jsou technologie součástí každodenního života. Mnozí z nás, si život bez mobilu a trendových aplikací nedokáží představit. Podobně jsou na tom i podniky a velké korporace, které by bez špičkového hardwarového a softwarového vybavení nedokázali existovat.

Pokud jste majitelem, manažerem, či ředitelem malého nebo středního podniku a uvažujete nad zavedením nového podnikového softwaru, jehož cílem je zlepšit účinnost procesů ve firmě, následující řádky vám pomohou zorientovat se ve výběru softwaru a v postupu jeho implementace.

1. Krok – Začněte důkladnou analýzou potřeb vašeho podniku

Před zahájením každého většího projektu byste si měli připravit důkladnou analýzu. Projektem v tomto okamžiku můžeme chápat zavedení nového podnikového softwaru. Odpovídat byste si měli tyto základní otázky:

Inzerce | Chci tu být také

• Jaká je strategie podniku? Zvažte krátkodobé a dlouhodobé hledisko.
• Jaké jsou cíle podniku? Zvažte krátkodobé a dlouhodobé hledisko.
• Jaké jsou hlavní požadavky na software?
• Jaké jsou individuální požadavky na software? Definují jejich zúčastněné osoby, tj vedení podniku, manažeři, zaměstnanci.
• Otázka bezpečnosti dat. Vlastní úložiště nebo cloud?
• Jaké jsou předpokládané budoucí podnikové procesy?
• Jaké jsou současné podnikové procesy?
• Jaká je současná struktura řízení podniku?
• Jaké má v současnosti podnik výkonnostní rezervy?
• Jak probíhají v současnosti materiálové a komunikační toky? Jaké jsou předpoklady do budoucna?

Po zodpovězení výše zmíněných otázek, budete mít jasnější představu, jaký druh softwaru, včetně funkcionalit, je potřebný pro řízení vašeho podniku.

2. Krok – Vyberte software a začněte se seznamovat s funkcionalitami

Na trhu podnikových softwarů existuje množství společností. Největším světovým hráčem na trhu podnikových softwarů (CRM, ERP) je společnost SAP. Ne však každému podniku může vyhovovat robustní řešení, které nabízí právě tato společnost. Většina malých a středních podniků je nakloněna jednodušším a cenově dostupnějším softwarovým řešením.

Při výběru softwaru začněte preferencemi od vašich obchodních partnerů. V případě, že nemáte žádné doporučení, přikládáme seznam nejznámějších společností:

• SAP
• ORACLE
• ASSECO
• Microsoft Dynamics

Do pozornosti dáváme i nejznámější online nástroje pro řízení podniku – dostupné ihned po registraci přes internetový prohlížeč.

ACT! Essentials, AllProWebTools, Apptivo CRM, Avidian/Prophet, Base, Bluenose, BoomTown!, bpm´online, Buddy CRM, Bullhorn, CampaignerCRM, Capsule, Commence, Contactually, GoldMine, GreenRope, Flowii, Hatchbuck, Highrise, Hubspot CRM, Insightly, iSEEit, LeadMaster, Maximizer, Method: CRM, Microsoft Dynamics CRM, NetSuite CRM, Nimble, Nutshell, Odoo, OnContact, Pipedrive, PipelineDeals, Pipeliner, Podio, Sage CRM, Salesforce, Salesnet, SalesNexus, SAP Digital for Customer Engagement, Snapforce, SugarCRM, TeamWox, Vtiger, Workbooks, Zoho CRM.

Pro zrychlení výběru softwaru doporučujeme osobní setkání s obchodním zástupcem konkrétní společnosti, který vám software představí. Poskytovatel služeb by vám měl smluvně garantovat dlouhodobý servis, školení, bezpečnost dat a možnosti programování funkcionalit na míru vašim požadavkům.

3. Krok – Načasování a implementace

Implementace softwaru zpravidla trvá o několik týdnů více, ve srovnání s původním časovým předpokladem. Tento časový skluz má vliv na náklady, které převyšují původní rozpočet. Časový rozdíl je většinou zapříčiněn nutností doprogramování chybějících funkcionalit, přenosem stávajících dat do nového softwaru, školeními a pod.

Právě z výše zmíněných důvodů, si promyslete odpovědi na tyto otázky:

• Kdo bude zajišťovat a také účastnit se na implementací softwaru?
• Kdo zajistí přenos a synchronizaci dat z aktuálních softwarů?
• Kdo připraví scénáře jednotlivých procesů, plánů a úkolů?

4. Krok – Školení a testovací provoz

Školení jsou nezbytnou a velmi důležitou součástí implementačního procesu. Vedení firmy, vrcholový management, zaměstnanci, ale i dokonce externí partneři, se častokrát musí seznámit s novým podnikovým softwarem. Školení by měly být v první řadě zaměřené na změny v procesech organizace, funkcionality a technické aspekty. Doporučujeme školení rozdělit podle organizační struktury a pracovní náplně.

Dále byste měli zaměřit pozornost na vytvoření testovacího prostředí. K testovacímu prostředí by měly mít přístup všechny klíčové zúčastněné strany. Prověřit by se měla komplexnost funkcionalit a jejich funkčnost (přidávání, mazání, editování, export dat, ..). Také by se měli nakonfigurovat přístupová práva jednotlivých zaměstnanců. Vzniklé nedostatky by měly být oznámeny vývojovému, tak konfiguračnímu týmu na další doplnění. Berte v úvahu, že pokud si budou muset všechny zúčastněné strany vedle projektu plnit všechny dosavadní pracovní úkoly, vyskytnou se problémy. Také si ověřte uživatelské rozhraní na mobilních zařízeních a tabletech.

5. Krok – Vypracujte směrnici a komunikační plán

To co není na papíře, neexistuje. To co se řekne, se zapomene. Pojistěte si pracovní postupy spojené s používáním softwaru vypracováním směrnice, kterou dáte podepsat každé zúčastněné straně (ředitel, manažer, zaměstnanci, ..). Připravte komplexní komunikační plán, který pomůže zaměstnancům překonat změnu tak aby projekt vnímali pozitivně.

6. Krok – Motivujte zaměstnanců. Připravte se na odpor, je to přirozené.

Při implementací nového softwaru se určitě setkáte s odporem některých zaměstnanců. Nemějte obavu, je to přirozené. Úspěšnost zapojení zúčastněných stran nikdy nebude na 100%. Nejjednodušší způsob je poslouchat své zaměstnance. Každý z nich je osobností, která má vlastní cíle, úkoly a povinnosti v rámci organizace. Ptejte se na návrhy na zlepšení softwaru a možná vám objasní, co je vnitřně motivuje. Získat kolektivní souhlas se zavedením změn je klíčové. Prezentujte výhody nového softwaru. Přehled a pořádek (data, zakázky, faktury, …) Přehled v úkolech. Odměňujte zaměstnanců za dokončení projektu a udělejte z každého zaměstnance součástí úspěchu.

Několik tipů jak motivovat zaměstnance k lepším pracovním výkonem, včetně odpovědné práce s novým podnikovým softwarem:

• nabídněte produkty vaší firmy za zvýhodněné ceny,
• nezapomeňte chválit a projevte uznání,
• podpořte týmovou práci,
• neprikazujte, ptejte si návrhy,
• organizujte teambuldingů – mimopracovní aktivity a akce,
• kura a školení jako benefity,
• dopřejte zaměstnancům služební telefon,
• potěšte je menším darem,
• postarejte se o jejich zdraví,
• nastavte finanční odměny,
• nabídněte flexibilní pracovní dobu,
• jeden den v měsíci home office,
• nebo zlepšete atmosféru ve firmě tím, že dovolíte přinést domácího mazlíčka jednomu z nejlepších zaměstnanců.

7. Krok – Prezentujte přínos nového podnikového softwaru

Software implementovat zejména z důvodu, abyste pro podnik jako celek, získali nové benefity. O výhodách softwaru, by se měla dozvědět ještě před jeho zavedením každá zúčastněná strana.

Jedná se zejména o:

• zlepšení vztahů ze zákazníky,
• zlepšení výsledků prodeje,
• zvýšení tržeb,
• měřitelnost údajů a informací,
• zlepšení přehledu toku informací,
• detailní reportovací nástroje,
• přehledná organizace úkolů,
• rychlost plnění individuálních cílů zúčastněných stran v rámci organizace, a mnohé další.

9. Krok – Systém připraven na každodenní používání

Pokud jste počítali s tím, že nový podnikový software uvedete do provozu během několika týdnů, musíme vás zklamat. Důkladná příprava, testování, úpravy na míru, školení a mnohé další činnosti, jsou nezbytnou součástí před spuštěním softwaru na každodenní používání. Tento proces může trvat několik měsíců a může překročit hranici jednoho roku.

Věříme, že se postavíte zodpovědně ke každému doporučení a implementace softwaru proběhne úspěšně.

zdroj: https://www.flowii.com/cz

Tento článek/rozhovor vyšel před 8 lety. Informace v něm tedy již nemusí být aktuální, a proto vám doporučujeme, abyste je ověřili a dohledali si novější informace.