Firemní procesy ... Budoucnost Agentury

Umělá inteligence v malých a středních firmách: Jak s ní pracují? | Petr Macek (Caflou)

Získejte náskok
Poslechněte si rozhovory se zkušenými podnikateli:

Včera

Petr Macek z firemního systému Caflou má díky práci s malými a středními firmami přehled o tom, jak dnes podnikatelé využívají umělou inteligenci. Podle zkušeností z Caflou a dvou průzkumů mezi marketingovými a stavebními profesemi je její využití stále poměrně základní.

Přibližně 40 procent firem AI v určité míře používá. Podobně velká skupina ji naopak nevyužívá vůbec. Ani mezi aktivními firmami ale většinou nejde o pokročilé scénáře. Nejčastěji AI pomáhá upravit e-mail, vylepšit nabídku, vytvořit obsah, shrnout text nebo vysvětlit jeho význam.

Od chatu k procesům

Podle Petra Macka firmy zatím málokdy pracují s AI v kontextu celého podnikání. Systém tak často nezná zákazníky firmy, její zakázky, předchozí komunikaci, kapacity ani způsob práce. Právě propojení těchto informací přitom otevírá další možnosti využití.

Existuje také menší skupina podnikatelů, kteří se snaží AI využít velmi intenzivně. Experimentují s agenty a chtějí automatizovat velkou část firmy. Podle Macka se tím mohou dostat do situace, kdy staví pokročilé řešení nad nedotaženými procesy nebo nekvalitními daty.

Podobnou zkušenost má z dřívějšího rozvoje automatizace. Některé firmy se snažily automatizovat i činnosti, které prováděly jednou za měsíc a zabraly jim minutu. U AI proto podle něj dává smysl nejprve vyřešit základy a až následně přidávat složitější technologie.

Rozdíly jsou patrné také mezi obory. Průzkumy mezi marketingovými a stavebními profesemi přinesly podobné výsledky. Z aktuálního používání Caflou ale Macek vnímá větší aktivitu u technologických a marketingových firem, které mají s podobnými nástroji delší zkušenost.

AI uvnitř nástrojů

Pro malé podnikatele podle Macka vede přirozená cesta k AI přes nástroje, které už každý den používají. Nemusí si vytvářet vlastního agenta ani pracovat s technickým prostředím. Funkce založené na AI se jim postupně objevují přímo v kancelářských nebo firemních systémech.

Podle Macka je na dodavatelích těchto systémů, aby AI zapojili do konkrétních firemních procesů. Samotný generátor textu pro řízení firmy mnoho nezmění. Větší význam mají funkce spojené s plánováním, predikcemi, zpracováním informací nebo prací s firemními daty.

Za běžnější využití považuje například vytěžování faktur a dalších dokumentů. Systém dokáže rozpoznat obsah přílohy, převést jej do strukturovaných dat a vytvořit z něj třeba přijatou fakturu. Podobně může z PDF nabídky připravit zadání pro další práci.

Další úrovní je vytvoření návazné akce. AI může zpracovat poptávku, vložit ji do systému a současně určit, jaké informace z ní vyplývají. Následně může navrhnout vytvoření úkolu nebo dalšího zadání, se kterým už pracuje člověk.

AI pomáhá obchodu

V obchodě vidí Macek využití například u hlasového ovládání. Obchodník může po schůzce hlasem doplnit komentář k zákazníkovi. Agent může také dohledat informace o firmě, připravit nový obchodní případ a doplnit údaje, které obchodník nadiktuje.

Další možností je hodnocení nových obchodních kontaktů. Pokud jich do systému každý den přichází několik, AI může zjistit, kdo za nimi stojí, co firmy poptávají a kterým případům má obchodník věnovat pozornost přednostně.

AI podle Macka dokáže pracovat také s větším množstvím obchodních dat. Firma může analyzovat, kdy přichází nejvíce poptávek, z jakých regionů pocházejí, kdo typicky objednává nebo jaké mají zakázky objemy. Manažer tak může získat přehled nad větším souborem informací.

Dalším krokem jsou predikce. Z historických údajů o poptávkách lze odhadovat další vývoj a využít jej při plánování kapacit. Do úvahy je možné přidat také očekávání firmy, například silnější sezonu nebo naopak slabší období.

Bez pořádku to nejde

Pro pokročilejší práci s AI potřebuje firma podle Macka kvalitní data a uspořádané procesy. Pokud má část informací v jednom systému, další v Excelu, něco na papíře a některé údaje nemá vůbec, možnosti automatizace i umělé inteligence se výrazně omezují.

Důležitý je především kontext. Samotnou poptávku dokáže AI vyhodnotit, ale bez dalších údajů nemusí vědět, že firma podobný typ zakázky nechce, že na něm obvykle prodělává nebo že pro něj v daném období nemá kapacitu.

Stejný princip se týká projektů a plánování práce. Pokud systém zná obvyklou délku projektu, vytížení lidí a další zakázky, může s těmito informacemi při doporučení pracovat. Výsledek je podle Macka závislý na datech, která má AI k dispozici.

V Caflou proto rozvíjejí funkce, které mají pomáhat přímo s řízením firmy. AI může například rozdělit projekt na jednotlivé úkoly, připravit pracovní postup, analyzovat větší množství projektů nebo upozornit na problémy ve vytížení týmu a navrhnout změny.

Člověk zůstává u rozhodnutí

Macek očekává, že AI postupně převezme více rutinní práce. Uživatel nebude muset složitě sestavovat některé reporty, ale jednoduše popíše, jaký přehled potřebuje. Následně může požádat o jeho odeslání nebo vytvoření úkolu pro konkrétního člověka.

V dohledné době ale podle něj zůstane důležitý lidský dohled. AI může podat chybnou informaci nebo vytvořit nepřesný výsledek. U důležitých rozhodnutí proto považuje za vhodné, aby člověk návrh zkontroloval a teprve potom potvrdil jeho provedení.

Samostatným tématem bude bezpečnost.

S rostoucím využíváním AI podle něj poroste také význam ochrany firemních dat a kontroly nad tím, jak s nimi jednotlivé služby pracují. Vedle nových možností tak firmy budou řešit i hranice, ve kterých mohou agentům bezpečně svěřovat další činnosti.

Celý rozhovor s Petrem Mackem si přehrajte, pokud chcete jeho zkušenosti s využitím AI v malých a středních firmách poznat podrobněji.

Pošli to dál:

Veškerá doporučení, informace, data, služby, reklamy nebo jakékoliv jiné sdělení zveřejněné na našich stránkách je pouze nezávazného charakteru a nejedná se o odborné rady nebo doporučení z naší strany. Podrobnosti na odkazu zde.

Autor: Jiří Rostecký mentor a sparring partner pro podnikatele a CEOs

Autor: Jiří Rostecký mentor a sparring partner pro podnikatele a CEOs

Tento web Jirka založil ve svých 18 letech (dříve jako MladýPodnikatel.cz). Posledních 11 let na něj zpovídá úspěšné osobnosti ze světa byznysu a vydává s nimi videorozhovory a podcasty, kterých má za sebou už více než 1 500. Jeho posláním je vzdělávat české a slovenské podnikatele, živnostníky, majitele firem a jejich zaměstnance. Pořádá také off-line akce, přednáší na vysokých školách a pomáhá s podnikáním ostatním v rámci spolupráce 1:1. Časopis Forbes ho zařadil do žebříčku 30 pod 30 a získal řadu dalších ocenění a nominací.